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꽤 쏠쏠한 회사생활과 업무 팁이 담긴 브런치 3곳

Posted on 2022년 08월 11일 19:10:20 75

알다가도 모를 것은 세상에 참 많지만 직장생활만큼이나 눈치껏에 의존하는 부분에 큰 것 또한 없습니다.

정해진 업무를 잘 해내고 효율성을 높이기 위해 자기 개발뿐만 아니라 직장 내 커뮤니케이션이나
보고, 상하관계, 거래처 등 신경 쓸게 한 두 가지가 아니다. 중요한 부분은 위의 부분을 꽤 많이 눈치껏 배운다는 것입니다. 
물론 좋은 사수가 존재하거나 교육하려는 분위기가 넘치는 곳이면 더할 나위 없지만,
이런 것까지 알려줘야 해? 혹은 그런 부분은 사수가 하는 걸 잘 배워라는 분위기가 아직(?)은 존재하고 있습니다. 
큰 기업일수록 시스템화되어 있어 일부분은 정해진 과정을 잘 따라가면서 익히는 것이 가능하지만
그렇지 않은 곳은 부딪치며 얻는 수 밖에 없죠.
부모님이나 친구한테도 말해도 속 시원하게 얻을 수 없는 이야기들....

그래서 준비한 꽤 쏠쏠한 회사생활과 업무 팁이 담긴 브런치 3곳을 소개합니다.

 

 

 

1. 신입 직원을 위한 직장생활 조언

70가지의 직장생활에 대한 단문의 답들이 담겨 있습니다.. 조금은 웃기게 표현된 답변이 있지만,
실제론 전혀 웃기지 않는 게 웃긴 것 같습니다. 하지만 생각보다 현실적인 대처방법들이 꽤 유용합니다.
ex) 복합기 고장시 -> 이것저것 누르지 말고 복합기에 붙어 있는 A/S기사님께 전화합니다 

 

회사에 들어가면 기쁩니다. 이제 월급도 나오고 사원증같은 것을 목에 걸고 출입문에 찍는 신세계를 경험하게 되죠. 처음에 사무실에 들어가면 경쾌한 키보드소리와 마우스의 딸깍이가 절묘한 조화를 이루며 내는 자진모리 업무사운드와 의자엔 목배게, 뭔가 담요, 텀블러, 다육이, 루피 피규어, A4용지산맥 등을 바라보며 아 드디어 나도 진정한 로동의 력꾼이 될 수 있겠구나 싶습니다. 물론 냉장고에 붙어있는, 또는 탕비실 어딘가에 수북히 쌓인 야식전단지는 별개의 문제입니다. 이것은 신입사원들을 위한 글입니다. 그 중에서도 브랜딩, 마케팅, 디자인 직무에 해당하는 분들을 기준으로 썼습니다. 왜냐면 그걸 쓰고싶었기 때문입니다. 경력자 분들은 알아서 자기 일을 찾아서 하실 테니, 그냥 키득키득용으로 읽어주셔도 무관합니다.

 

일전에 잠깐 얘기했지만, 마케팅,브랜딩,기획자,디자이너는 각자 업무가 매우 유사하면서도 다른 것들이 많습니다.  이론상으로야 브랜딩과 마케팅, 기획은 거의 하나의 명제를 기준으로 움직이며(매출극대화), 긴밀히 협업이 이루어지는 것이 많습니다만 어디 현실이 그러합니까. 대부분 현실은 그냥 회사가 임의대로 나눈 직무에 따라 채용이 되고, 필요한 업무를 하게 되는데 소위 필요한 업무라는 것은 이것저것 쏟아져 들어오는 다양한 것들일 가능성이 높습니다. 마케터로 뽑혔지만 거의 올라운더가 될 수도 있단 얘기입니다. 작은 회사일수록 업무분할의 모호함은 더욱 커져갑니다. 화분에 물도 줘야하고, 쓰레기도 비워야하는데, 견적도 알아보고, 때때로 제안서도 만들고, 디자인도 하고, 미팅도 가며, 영업도 합니다.

 

그러니 실상 오늘의 글은 어찌보면 '대부분'의 신입사원이 겪게될 상황들에 대한 이야기일 수도 있겠습니다.

그럼 시작합니다~

 


 

 

1. 처음 들어갔는데 사수가 있다면 :

사수의 말을 잘 듣습니다. 인수인계하는 건 목이 아픈 일입니다, 광동비타500 제공 내지는 함께 담배타임을 가지도록 합시다. 담배타임엔 색다른 진실들을 마주할 수 있습니다. 비흡연자라면 커피타임을 추천합니다.

 

2. 처음 들어갔는데 사수가 없다면 :

지난 프로젝트 기획서와 결과보고서를 달라고 해서 뒤적거리도록 합니다. 뭔 말인지 모르겠어도 뒤적거려봅니다.

 

3. 책상을 정리해보자 :

1일차엔 문구류셋팅, 2일차엔 가습기, 다육이 셋팅, 3일차엔 애인사진, 담요, 미니선풍기 셋팅, 4일차엔 간식셋팅, 5일차엔 비싼 기기들 셋팅(아이패드, 노트북냉각기..) 6일차엔 목장갑, 줄자, 공구류 셋팅(필요할 때가 많습니다.) 7일차엔 모든 걸 창조하고 휴식을 취합니다.

 

4. 프린터를 셋팅해보자 :

시작메뉴에서 장치및프린터를 누른다음, 장치추가를 누르고, 프린터이름(후지, 캐논, 뭐시기)과 제품명을 (C2263같은거)를 찾아서 선택합니다. 구글에다가 "후지 제록스 C2263 드라이버" 를 치면 고객센터/다운로드/지원 탭이 나오는데 거기서 최신버전 드라이버 다운받아서 설치한 후 프린터추가를 실행합니다. 테스트페이지 인쇄를 해보고 잘 나오면 끼야호를 외치며 테스트페이지를 집에 가져가 액자에 끼워 걸어놓습니다.

 

5. 회의를 해보자 :

회의할 땐 있어보이는 다이어리나 노트북따위를 들고갑니다. 다이어리는 몰스킨등이 좋지만 비싸므로 테이블톡 정도가 적당한 것 같습니다. 뭔갈 죄다 기록합니다. 죄다 기록하는 것이 좋습니다.

 

6. 회의분위기가 싸하다 :

다이어리를 쳐다봅니다.

 

7. 회의분위기가 좋다 :

집에 돌아가 조상님의 공덕에 감사드립니다.

 

8. 회의록을 써보자 :

회의록은 워드로 작성합니다. 발제자, 참석자, 회의시간, 장소, 회의주제, 회의내용, 결정사항, 업무분장, 기타사항등을 표로 만들어서 작성합니다. 대부분은 이미 회의록이 양식으로 있을 것입니다. 회의들어가기 전에 항상 먼저 양식이 있는 지 물어보고 득하도록 합시다. 물론 득하는 순간 본인이 써야하는 것은 어쩔 수 없습니다.

 

9. 회의를 하는데 하품이 나온다 :

볼펜을 떨어뜨리고 밑에서 하품을 해봅니다.

 

10. 회의를 하는데 기침이 나온다 :

기침을 하면 됩니다.

 

11. PPT를 할 수 있냐고 물어본다 :

저녁약속을 취소하도록 합니다

 

12. 엑셀을 할 수 있냐고 물어본다 :

시력보호를 위해 안토시아닌이 풍부한 블루베리쥬스를 마십시다.(눈이 벌개질 수 있음)

 

13. 포토샵 할 수 있냐고 물어본다 :

이번주말 약속을 취소합니다.

 

14. 버스측면 광고비용 좀 알아봐달라고 한다 :

네이버지도를 켭니다 - 원하는 구간을 선택한 후 대중교통으로 검색합니다. - 한번에 가는 버스번호를 모두 긁은 후 노선을 확인합니다. - 사람들이 많이 모이는 구간이 있는 버스를 따로 구분합니다. - 버스광고회사에 문의해서 해당 번호,노선의 견적을 알아봅니다 - 두 군데 전화합니다. - 비교견적을 냅니다 - 금액과 옵션을 구분해서 보고합니다.(금액은 반드시 기간과 함께 파악합시다)

 

15. 굿즈제작을 하자고 한다 :

구글로 제작업체를 알아봅니다 - 레퍼런스를 확인합니다 - 견적문의메일을 보냅니다(몇 시까지 달라고 반드시 얘기하긔.) - 제작기한과 예상수령일자를 확인합니다 - 견적을 받습니다 - 마찬가지로 두세군데 알아봅니다 - 비교견적을 냅니다 - 레퍼런스+비교견적표를 함께 보고합니다.

 

16. 견적왔냐고 물어보시는데 아직 안왔다 :

몇 시까지 달라고 요청해놨다고 보고하면서 다시 전화해 보겠다고 합니다.

 

17. 견적왔냐고 물어보시는데 왔다 :

5분뒤에 정리해서 드리겠다고 합니다.(5분동안 잘 정리해서 보고한다.)

 

18. 대표님 어디가셨냐고 묻는다 :

"전화해볼까요?" (O) "몰라요"(X)

 

19. 군것질이 하고싶다 :

일단 나눠주고 남은 것을 먹습니다.

 

20. 치킨이 먹고싶다 :

집에가서 먹습니다.

 

21. 주말에 등산을 가자고 한다(설마? 아직도?...)

집에 돌아가 동생에게 내 십자인대를 끊어달라고 합니다.

 

22. 퇴근 후 카카오톡이 왔다 :

카카오톡을 삭제합니다.

 

23. 그 카카오톡이 내 실수때문에 사고가 터진 이슈였다 :

출근 전 청심환을 먹도록 합시다.

 

24. 큰 사고를 쳤다.

보고하기전 일단 옥상으로 올라가 담배를 한 대 핍니다- 엄마에게 사랑한다고 전화를 합니다- 내려가서 사고경위와 내용을 정리합니다.- 나름의 해결책을 구상해봅니다 - 1,2안정도를 짜봅니다(제가 책임지겠습니다..이런 얘긴 하지말자. 너가 책임질 수 없다. 책임은 늘 대표님의 몫이다.) - 빨리 잘, 현명하게, 얼른, 최소한의 피해로 처리하는 게 우선입니다.- 팀장님께 드릴 말씀이 있다고 합니다. - 자리로 가서 소근히 말하도록 합시다 - 팀장님의 낯빛이 어두워지는 것을 슬로우모션으로 관찰합니다. - 팀장님이 대표님께 보고하겠다고 할 겁니다.. - 살아생전 경험하기 힘든 억겁의 시간을 경험해봅니다 - 잘 처리됩니다.

 

덧 : 사고는 어떤식으로든 해결은 됩니다. 도덕적인 문제만 아니라면

 

25. 물을 흘렸다 :

얼른 닦아.  어떡하지!어떡하지! 하지말고

 

26. 동기가 자꾸 나에게 일을 시킨다 :

나도 시키도록 합시다. 응 알았어 해줄께, 참! 그럼 이것 좀 도와줄 수 있어?라고. 동기는 점점 일이 이상하게 돌아가는 것을 느낄 것입니다.

 

27. 점심시간이 어색하다.

혀에 느껴지는 미세한 5가지 맛을 구별하며 맛을 음미하도록 합시다.

 

28. 국밥을 잘 못먹는 타입이라면 :

비빔밥을 시킵시다.

 

29. 페이스북 좋아요를 늘리자고 한다 :

이제부터 판타지가 펼쳐질 수 있습니다..

 

30. 카드뉴스를 만들으라고 하신다 :

표지와 엔딩카드가 있는 것을 좋아들 하십니다. 망고보드나 타일을 잘 이용해봅시다.

 

31. 뭔가 딱 정리된 보고서를 원하신다 :

표를 넣습니다.

 

32. 격식을 갖춘 보고서를 원하신다 :

표지를 만들고 결재판에 꽂아서 가져다드립니다.

 

33. 블로그 개편을 하자고 한다.

투명위젯만들고 링크위젯 넣으란 얘기입니다.

(http://blog.naver.com/jdklovekms/220079690297) 참고

 

34. 시안을 몇 개 가져와보라고 한다.

시안은 2개를 가져가고, 나머지 3개는 핀터레스트에서 찾아서 레퍼런스로 가져갑니다. 시안5개 다 만들필요없습니다

 

35. 시안을 보는데 표정이 별 변화가 없다 :

큰일났습니다.

 

36. 퇴근시간이 다 되어가는데 아무도 가지 않는다.

저녁약속을 취소합니다.

 

37. 괜찮으니 먼저 가도 된다고 한다.

마찬가지로 저녁약속을 취소합니다.

 

38. 사수가 자리에서 일어났다.

그로부터 +10분 후 짐을 싸도록 합시다.

 

39. 딱히 할일이 없거나 일찍 끝나버렸다 :

창고나 비품실의 물건위치를 몽땅 외웁니다.

 

40. 현장나갈 일이 생겼다.

끝나고 맥주를 마시게 됩니다.

 

41. 박람회 부스를 간다.

한손엔 판촉물과 한 손엔 방명록, 가입서류같은 걸 들고 일단 뭐라도 긁어모읍니다. 뭔가 박람회에서 서서 돌아다니는 건 개인정보 줍줍을 하기 위함이 큽니다. 현장가입, 앱다운, 판매처유치, 상품판매가 주목적이죠. 설문조사를 미끼로 꼬드겨서 인상이 참 선해보이신다고 극찬하며 오른손으로 녀석의 손을 꽉 쥐고 놓아주지 않도록 합시다.

 

42. 제안서를 쓰자고 한다.

일단 각 페이지네이션을 먼저 합니다. 워드로 30줄짜리 행을 만든다음 페이지넘버를 적고 뭐뭐 들어갈 지 간략한 페이지 테마를 씁니다. 일단 그것부터 컨펌을 받습니다.. 그리고 필요한 자료들을 여기저기 구걸하며 달라고 합니다. 자료들이 모두 모이고 나면 주말약속을 취소합니다. 그리고 나의 주말에 안녕을 고하고 명복을 빌어줍니다.

 

43. 영어이름을 짓자고 한다.

간지나게 리암니슨 같은걸로 합니다.

 

44. 협력업체에게 독촉전화를 해야한다.

잘 좀 부탁드린다고 12번쯤 말합니다.

 

45. 업무메일을 써야한다.

안녕하세요, 어디에 누구누구입니다. 일전에 말씀드린(꼭 들어가야함) 어쩌고의 건으로 연락드립니다. 해당 건의 진행상황이 어디까지 되었고, 이제 다음단계인 "뭐시기"를 진행해야 하는데 필요한 몇 가지 사항을 아래와 같이 정리하여 드리오니 확인 후 회신부탁드립니다.

감사합니다.

1. 어쩌고저쩌고

2. 어쩌고저쩌고

3. 어쩌고저쩌고

하기첨부한 파일은 각각 1. 뭐시기, 2. 뭐시기, 3.뭐시기 입니다.

수고하세요!(느낌표정돈 붙여줘야 합니다)

 

46. 업무전화를 받아보자(외부전화) :

벨렐렐레~ 여보세요(X)

벨렐렐레~ 네, 무슨 회사 마케팅팀 박창선입니다(O)

 

47. 업무전화를 받아보자(내선) :

벨렐렐레~ 네(X)

벨렐렐레~ 네 과장님~(O)

 

48. 지각을 했다

굽신굽신 들어가서..아 죄송합니다...

 

49. 심하게 지각을 했다

응급실로 갑시다.

 

50. 되도않는 소리를 한다

에베베베베베하며, 하는 시늉을 냅니다.

 

51. 나 사원땐 말이야~라며 왕년드립을 친다.

저 수정란땐 말이예요..하면서 태초의 기억을 꺼내봅시다.

 

52. 누군가 날 이유없이 미워한다 :

그럼 미워할 이유를 만들어즙시다.

 

53. 누군가 날 미워하는데 내 잘못이다 :

술 한잔하자고 직접 얘기합니다. 일단 죄송하다고 합니다. 자초지종과 등등을 설명해봅시다. 그래도 말이 안통하면 떡이 될 정도로 먹여서 나한테 미안할 짓을 하게 만들도록 합시다.

 

54. 제아씨는 참 특이해..? 라는 얘기를 한다 :

많이 참고있는건데요? 라며 서랍속에 권총을 보여줍니다.

 

55. 홈페이지 개편을 해보자고 한다. 그런데 내부적으로 알아서 하자고 한다.

그간 알고있던 코딩지식을 모두 망각해보도록 합니다.

 

56. 영업미팅에 동행했다.

집에 있는 가장 멋진 기기들을 모두 꺼냅니다. 아이패드에어, 벨킨키보드, 컨설팅모드 노트북, 몰스킨에서 산 클립파일, 가죽커버의 링바인더 총출동, 아이워치를 끼고 킹스맨의 기분을 느껴봅니다.

 

57. 인쇄를 할 땐

흑백/이면지/모아찍기/품질(저)

 

58. 다들 흡연자다

그렇다고 당신이 담배를 배울 필욘 없습니다.

 

59. 다들 비흡연자인데 나만 흡연자다 :

이 참에 아이코스를 준비합시다.

 

60. 퇴근시간이 다되었는데, 야식을 시키자고 한다.

껐던 카카오톡을 다시 켜고, 친구에게 미안하다고 합시다.

 

61. 대표님 기분이 안좋다.

오늘따라 열심히 일을 할 수 있을 것 같습니다.

 

62. 팀장님이 깨지고 왔다.

황급히 오늘 팀장님이 시킨 일들이 무엇이었는지 다시 정리해봅시다. 황급함은 들키지 않는 것이 좋습니다.

 

63. 업무일지를 써보자.

업무일지는 상세하게 적는 것이 좋습니다. 사실 굉장히 안좋은 문화라고 생각합니다. 하지만 일단 적으라고 하는 데에는 여러가지 이유 중 감시의 목적이 크므로, 내가 지금 얼마나 빡세게 일하고 있는지 상세히 기록하도록 합시다.

 

64. 회식을 가는데 시간이 어떠냐고 묻는다 :

점심회식 아니예요? 라고 반문해봅시다.

 

65. 복사기가 고장났다 :

복사기 옆에 보면 기사님 전화번호가 있다 전화합시다. 혼자멀뚱멀뚱 이것저것 누르지말고..

 

66. 항의전화가 걸려왔다 :

일단 10분정도 계속 들어봅니다. 그 후 전해드리겠다고 하고 메모한 후 넘깁니다. 보통 그런 고객들은 직급이 올라갈 수록 고분고분해지는 경향이 있습니다.

 

67. 지출증빙서류를 써보자.

은행과 계좌번호를 제발 잘 확인합시다. 천단위 쉼표 찍는 것도 잊지말고. 그리고 엑셀에 수식좀 깨지마

영수증은 네 귀퉁이에 풀칠 다해서 제출하고 날짜순으로 정리해서 부착합니다.

 

68.  주말에 기획안 최종본 좀 다시 달라고 그런다.

예전에 줬는데도 또 달라고 하는 경우가 많습니다. 메신저를 뒤져보거나 아니면 앗싸리 구글드라이브나 드롭박스에 가지고 있는 편이 낫습니다.

 

69. 대표님이 뭔가 번뜩이는 아이디어가 떠올랐다고 한다.

일단 듣고, 며칠 기다려봅니다. 번뜩이는게 항상 좋은 것은 아니니까요.

 

70. 퇴사를 하고 싶어진다.

비싼 걸 하나 지르고 이성적으로 생각해 봅니다.

 

 

 

 

2. 직장 내 커뮤니케이션 잘하는 방법 6

직장 생활의 비중 및 평가를 받는 부분이 바로 커뮤니케이션입니다.
서면보고, 대면보고, 회의록(물론 대화방식 포함) 등 다양한 방식으로 직장 내 커뮤니케이션이 진행되는데,
직무와 관계없이 진행되는 부분이라는 것을 명심하고 참고하기 바랍니다.
ex) 페이퍼 리스 기업들이 생겨나고 있지만, 관련 내용 확인 및 효과적인 설득을 위해선 서면으로 말하라

 

 

첫 직장에서 입사 후 한 달간 받았던 여러 가지 신입사원 교육부터 교육 기획자 시절 관심 있게 들었던 여러 교육들 중 가장 기억에 남고 현재까지 활용하는 직장 내 커뮤니케이션 팁을 정리해보았습니다. 직장 내 커뮤니케이션뿐만 아니라 면접을 앞둔 취준생들에게도 유용한 팁이니 참고해주세요.

 

1. 완전한 문장으로 말하라

말끝을 흐리는 것이 습관인 사람들이 있습니다. 특히 갓 졸업한 인턴이나 신입사원들에게서 이러한 습관이 자주 보입니다. 말끝을 흐리게 되면 자신감이 없어 보일 뿐만 아니라 말하는 내용을 파악하기 어려울 수 있습니다. 회사 내에서 질문에 대한 답변이나 보고사항을 이야기할 때, 또는 면접에서 답변을 할 경우에는 항상 완전한 문장으로 이야기하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

팀장 : 인턴 씨, 어제 이야기했던 □□ 프로젝트 보고자료 어디까지 진행되었나요?
인턴 : 엇, 지금 아직 작성 중이라.... (X)
-> 네, 팀장님 지금 50% 정도 작성되었고, 내일 오전 중으로 마칠 예정입니다. (O)

 

2. 두괄식으로 말하라

우리나라는 직설적으로 이야기하는 두괄식 보단 서두가 길고 결론이 마지막에 나오는 미괄식에 익숙해져 있습니다. 그리고 "한국말은 끝까지 들어봐야 안다"는 말도 있듯이 우리나라 말은 문장 구조가 영어와는 다르게 동사가 마지막에 있어 핵심이 뒤에 있을 수밖에 없습니다.

하지만 결론이나 중요한 내용이 뒤로 갈수록 듣는 사람의 집중력이 저하되고 이야기의 논점이 흐려집니다. 따라서 자기소개서, 면접, 보고 등 여러 가지 사회생활에서 핵심만 전달하고자 할 때에는 항상 결론부터 이야기하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

팀장 : 인턴 씨, □□□사이트 배너 디자인은 언제 완료되는지 확인해보셨나요?
인턴 : 그게  □□□사이트 배너 담당은 디자인팀 000 디자이너인데 그분이 ○○디자인도 같이 맡아서 그게 급하다고 먼저 처리해야 한다고 해서 그게 이틀 정도 걸리고..(중략)..
팀장 : 그래서 결론이 뭔가요?
-> 금요일까지 받기로 했습니다. 담당자가 다른 급한 업무 처리 후 디자인해주기로 했습니다. (O)

 

3. 도표나 그래프를 활용하라

주로 보고서나 기획서, 제안서를 작성할 경우나 발표를 할 때에 해당됩니다.

내가 이야기하고자 아이디어나 내용을 효과적으로 전달하기 위해서는 보고서나 ppt에 글자를 빽빽하게 채워 넣는 것보다는 적절한 도표나 그래프를 활용하여 시각적으로 확실하게 전달하는 것이 좋습니다.

'컨설팅 전 상위그룹의 비중이 40%에서, 컨설팅 후 96%로 두배 이상 늘었다'라고 글로 보고하는 것보다는 아래와 같이 그래프로 표를 활용하면 얼마나 늘었는지 한눈에 볼 수 있어 더욱 효과적입니다.  

요즘 SNS 등에서 인포그래픽으로 효과적으로 정보를 제공하기도 합니다.

저는 그래프나 도표 등 정보를 시각적으로 나타내기 위해 구글링을 하거나 인포그래픽 사이트를 참고합니다.

아래는 제가 자주 참고하는 사이트들입니다.

Pinterest

요리법, 집 꾸미기 아이디어, 영감을 주는 스타일 등 시도해 볼 만한 아이디어를 찾아서 저장하세요.

www.pinterest.co.kr

 

대한민국 대표 인포그래픽 사이트 | 인포그래픽스.kr | 대한민국 인포그래픽이 한눈에

 

info-graphics.kr

 

 

4. 사실에 근거하여 말하라

당장 눈앞의 두려움 때문에 사실을 숨기고 거짓으로 보고하는 분들이 간혹 있습니다. 순간의 위기는 모면할 수 있겠지만 나중에 더 큰 결과를 초래할 수 있습니다.

또한 기획서 작성 시에도 더함도, 덜함도 없이 사실에 근거하여 작성하는 것이 가장 기본입니다.

기획/마케팅직으로 근무했을 당시 팀장님이 포토샵/일러스트를 할 줄 안다는 신입사원에게 간단한 이벤트 페이지 제작과 오픈을 맡겼으나, 사실 디자인 툴을 다룰 줄 모르는 신입사원이 하루 전까지 아무것도 못하고 쩔쩔매서 함께 새벽까지 밤을 새웠던 기억이 있었습니다. 

이 외에도 거짓으로 무리한 제안을 하거나 프로젝트 진행사항을 거짓으로 보고하게 되면 언젠가는 사실이 드러나 수습할 수 없는 지경에 이르는 것을 종종 보았습니다.

모르면 모른다, 잘못되었으면 잘못되었다 사실에 근거하여 보고하고 해결방안을 함께 찾는 것이 좋습니다.

 

5. 서면으로 말하라

요즘 점점 페이퍼리스 기업들이 늘어나고 있습니다.

서면라고 꼭 종이가 아닌, 온라인 문서나 사내 인트라넷 등 상대방과 공유할 수 있는 문서로 남기는 것이 좋습니다. 첫 회사는 통화내용까지 인트라넷으로 남겨 놓을 정도로 철저하게 관리하였습니다. 그 당시에는 너무 번거로웠지만 지나고 보니 문서로 남겨놓으면 다음과 같은 장점이 있습니다. 

1) 구두로 보고하게 되면 시간이 지나서 관련 내용을 파악하기가 힘들 뿐 아니라 나중에 내용을 기억하기 힘든 경우도 있게 됩니다.
2) 말로 이야기하는 것보다 서면으로 이야기하는 것이 훨씬 상대방을 설득하기 좋습니다.
3) 나중에 다른 사람이 해당 업무를 할 시에 참고할 재산이 되기도 합니다.

 

6. 수시로 보고하라

어떤 일을 진행하게 될 경우에는 상사에게 수시로 보고를 하는 것이 좋습니다. 

그렇다고 매일매일 진행사항을 보고하라는 것은 아닙니다. 때에 따라, 회사마다 기준이 조금씩 다르지만 보통은 시작/중간/완료보고가 기본입니다.

상사는 본인이 지시한 일을 부하직원이 진행하는 일이 어느 정도 되고 있는지 알고 싶어 합니다. 묻기 전에 미리미리 간단한 진행사항을 구두로라도 보고하는 것이 좋습니다.

수시로 보고하게 되면 혹시나 잘못된 일의 진행 방향을 바로 잡을 수 있을 뿐 아니라, 본인이 간과한 부분이나 상사가 미쳐 전달하지 못한 디테일을 한번 점검함으로써 일을 좀 더 원활하게 진행할 수 있습니다.
 

 

제가 현재에도 직장 생활하면서 항상 지키는 커뮤니케이션 원칙들입니다.

신입사원들에게 도움이 될 만한 팁들이 대부분이네요.

내일은 월요일이지만... 직장인들 모두 파이팅입니다!

 

 

 

 

3. 그래도 엑셀은 중요하다 - 직장인 엑셀을 잡아라

간단한 예로 현대카드에서 시작한 보고서 디자인 줄이기로 ppt의 영향력을 예전에 비해 조금(?) 줄었지만,
엑셀이란 프로그램의 중요성을 여전히 아니 더욱 강해지고 있습니다. 
그런데 사무직무를 보는 직원이라면 어느 정도는 할 것이란 기대에 부응하지 못할 경우가 많습니다.
엑셀이 위낙 기본프로그램이다보니, 우리가 할 줄 안다고 생각하고 싶지만, 생각보다 활용도나 실용적으로 사용하는 사람은 많이 없죠.
그래서 어떤 방향으로 준비하고 활용해야 할지에 대한 팁이 담긴 글입니다.
ex) 함수 자체를 기억하는 것이 아니라 필요한 함수가 무엇인지를 알아두어야 한다.

 

 

직장인, 엑셀을 잡아라

#직장을즐겁게 #15

직장인에게는 쌍칼이 필요하다. 한 손엔 PPT, 다른 손에는 엑셀이 그것이다. 간혹 'PPT를 쓰지 않는다'고 강조하는 회사가 있는데, 워드나 엑셀을 희한하게 변형해서 쓰고 있는 경우가 많다. 이럴 바에는 그냥 PPT를 간소하게 만들도록 하는 것이 더 나을수도 있다.

 

그러나 '엑셀을 쓰지 않습니다!'라고 강조하는 회사는 아직까지 보지 못했다. 엑셀은 그만큼 중요하고, 거의 모든 회사에서 광범위하게 사용되기 때문이다.

 

그리고 그 중요도에 비해 엑셀을 잘 하는 사람들은 정말로 그 숫자가 적다.

 

1. 엑셀을 잘한다는 것에 대한 오해: 자기과시형 엑셀가

 

직장에서 '엑셀가'로 통하는 사람들은 조금 이상하게 엑셀을 쓰는 경우가 많다.

 

- 엑셀을 굉장히 복잡하고 무겁게 만들어 사용한다

- 중요한 지표를 꼭꼭 숨긴다

- 숫자와 그래프만 있고 Insight는 행방불명이다

- 무엇을 분석하기 위한 엑셀인지 애매하다

- 주기적으로 업데이트하는데 첫 시트 외에는 아무도 제대로 살펴보지 않는다

 

'엑셀을 연구하는 사람들'의 비밀조직이 어딘가 있어 직장마다 위장 침투조를 보내는 것이 틀림없다.

 

2. 엑셀은 결국 무엇인가를 알고 싶기 때문에 쓰는 툴이다

 

PPT가 커뮤니케이션의 툴이라면 엑셀은 '분석'의 툴이다. 영화가 아닌 현실에선 숫자를 보고 바로 이해하기는 어렵다. 엑셀을 통해 데이터를 해석하고 인사이트를 얻는 것이 필요한 이유다.

 

따라서 엑셀을 잘 한다는 것은 목적-추출-분석 3단계를 잘한다는 것을 의미한다.

 

- 목적: 알고 싶은 것이 무엇인가?

- 추출: 어디서 필요한 데이터를 추출하는가?

- 분석: 이 데이터가 무엇을 의미하는가?

 

왜 만들었는지 목적이 불분명하거나, 불필요한 raw data와 함수 및 참조를 많이 써서 파일을 무겁게 하거나, 해석이 담겨있지 않는 엑셀은 분명히 문제가 있다. 

 

3. 추출의 중요성: Garbage in Garbage out

 

대학에서 통계학 교수님이 가장 강조했던 것은 '쓰레기를 넣으면 쓰레기가 나온다'는 것이었다. 수업시간에 배운 모든 것은 어차피 다 잊어버릴 테니 꼭 기억하라고 당부하셨다.

 

- 쓰레기 데이터를 돌려도 뭔가 그럴듯한 해석이 나온다

- 그러나 그 해석이 실제로 의미있는 것은 아니다

- 따라서, raw data를 제대로 확보하는 것이 모든 분석의 시작이다

 

굉장히 많은 회사에서 raw data 추출을 막내(쥬니어 of 쥬니어)에게 시킨다. 이건 정말로 위험천만한 일인데, 그 이유는 대략 다음과 같다.

 

첫째, 데이터가 쌓여있는 구조를 모르는 사람은 필요한 데이터를 제대로 추출 요청을 하기 어렵다

둘째, 알아서 적당히 추출해 달라고 하면 Garbage in 상태에 들어간다

셋째, 잘못 추출된 데이터를 가지고 아무리 분석해도 손에 남는 것은 Garbage일 뿐이다

 

따라서 raw data 추출은 시니어가 직접 하거나, 정말로 믿을 수 있는 사람에게 시키는 것이 필요하다. 그리고, 자료를 받으면 분석 전에 제대로 뽑혔는지를 반드시 확인하는 것이 좋다. 가령, 매출 데이터를 뽑았다면 지난 달 전체 매출이 얼마인지 맞춰본 후 세부 분석을 시작하는 것이다. 보통 잘못 뽑힌 데이터는 20-30%가 아니라, '0'단위가 차이가 나기 때문이다.

 

4.  피벗테이블과 V-lookup

 

서점에 가면 엑셀책이 굉장히 많은데 굉장히 두껍고 많은 내용을 다룬다. 그러나 실제로 직장 엑셀의 90%는 피벗테이블과 V-lookup이라고 해도 과언이 아니다.

 

1) 피벗테이블

 

피벗테이블이 중요한 이유는 '피벗테이블을 쓰는 방법' 자체보다는, '피벗테이블을 사용할 수 있는 포맷'으로 애초에 raw data를 추출해야 한다는 점에 있다.

 

이렇게 이야기하면 빵터지는 분들이 있고, '그게 무슨 의미지?'라고 생각하는 분들이 있을 수 있다.

 

피벗테이블을 사용하기 위해서는 엑셀파일 안에 최소한 한 개 이상의 raw data 시트가 존재해야 한다. 그리고 이 시트는 '눈에 보기 좋게' 정리된 것이 아니라, '피벗테이블을 돌릴 수 있는' 형태로 정리되어야 한다. 가령 제품별 월별 판매 데이터를 정리해야 하는 경우를 생각해보자.

 

Option 1:

 

제품 - 2018/02 - 2018/03

냉장고 - 200,000,000 - 300,000,000

TV - 500,000,000 - 400,000,000

 

Option 2: 

 

Year - Month - 제품 - 판매금액

2018 - 02 - 냉장고 - 200,000,000

2018 - 02 - TV - 500,000,000

2018 - 03 - 냉장고 - 300,000,000

2018 - 03 - TV - 400,000,000

 

심하게 이야기해서 열 명 중 아홉명은 Option 1의 형태로 추출해 달라고 한다. 월별로 시계열 패턴을 보기 편하고 바로 그래프도 그릴 수 있기 때문이다. 그런데 이와 같은 형태로 raw data를 뽑으면 피벗테이블을 돌릴 수가 없게 된다. 만약 월별 매출이 아니라 분기별 매출을 뽑아야 한다면? 작년 매출을 물어본다면? 작년과 올해 1분기의 YoY를 비교해 보고 싶다면?

 

Option 1의 경우 그때마다 새로 노가다를 하거나 추출요청을 다시 해야한다.

 

그러나 Option 2는 새로운 요청이 있을 때마다 피벗테이블로 간단하게 처리할 수 있다. 총 판매금액을 알고 싶다면 제품을 선택하지 않고 판매금액만 넣으면 되고, 전년과 올해 1월 매출만 알고 싶으면 해당 월만 옵션에서 선택하면 된다. 연도별 매출, 분기별 매출 시트가 필요하면 raw data 시트를 기반으로 피벗테이블 시트를 각각 만들면 된다. 만약 raw data에 오류가 있어 데이터를 수정했다면? 수정 후 raw data 업데이트 버튼을 클릭하면 모든 시트에 한 번에 변경내용이 반영된다.

 

피벗테이블을 제대로 활용하기 위한 모든 내용은 검색하거나 유투브 동영상으로 널려있다. 중요한 것은 피벗테이블을 활용할 수 있는 포맷으로 raw data를 추출하는 것이 왜 중요한지를 이해하는 것이다.

 

2) V-lookup

 

면접을 볼 때 엑셀을 잘하는지를 물으면 열 명 중 아홉명은 잘한다고 답한다. 그러면 피벗테이블과 V-lookup을 할 수 있는지 물어본다. 망설이는 눈빛이 있을 수 있고, '나를 뭘로 보고'로 답하는 사람이 있다. 차라리 전자의 경우라면 (뽑아놓고 가르치면 되니까) 괜찮은데 후자의 사람들에게는 반드시 추가 질문을 한다.

 

V-lookup은 언제 사용하게 되나요?

 

V-lookup을 할 수 있다고 답한 사람 중에 이 질문에 대답하지 못하는 사람들이 의외로 상당히 많다. 앞으로도 엑셀실력이 가장 늘지 않을 가능성이 높은 사람들이다. 

 

V-lookup은 '서로 다른 시트에 있는 데이터를 결합하기 위해 사용'한다. 만약 여기에 'key값을 기준으로'라는 말을 하면 엑셀에 대해서는 더 물어보지 않아도 된다. 

 

Sheet 1

회원번호 - 이름 - 핸드폰 - 주소

K001 - 홍길동 - 01011112222 - 분당동112

K002 - 김철수 - 01022223333 - 송파동223

K003 - 최미미 - 01033334444 - 마포동 331

 

Sheet 2

회원번호 - 회원등급 - 전년도구매액

K001 - VIP - 1,000,000

K003- Silver - 300,000

K007 - Gold - 500,000

 

Sheet 1과 Sheet 2에는 서로 다른 데이터가 담겨 있다. Sheet 1에서 Sheet 2에 있는 회원등급이나 전년도 구매액 데이터를 불러와야 할 때가 많은데 이 때 V-lookup을 사용하게 된다. Sheet 1과 Sheet 2에 공통적으로 있는 Key값인 회원번호를 기준으로 서로 다른 시트에 있는 데이터를 불러오게 되는 것이다.

 

보통 "=Vlookup(Key값이 있는 셀, 참조할 데이터 범위, 키값을 기준으로 몇 번째 열에서 데이터를 불러올 지, 0"의 형태로 구성되는데 자세한 내용은 네이버나 다음에 물어보면 된다.

 

V-lookup이 중요한 이유는 'Key'에 대한 이해이다. 가령 위의 예시의 경우, 굉장히 간단한 내용이지만 의도적으로 이름을 키값으로 하지 않고 회원번호를 키값으로 설명했다. Key의 경우, 중복되면 안되는데 이름은 동명이인이 있을 수 있기 때문이다.

 

피벗테이블이 데이터를 추출하는 '방식'을 이해하는데 필요하다면 V-lookup은 애초에 데이터를 '어떤 기준'으로 쌓아야 하는지를 이해해야 한다. 하나의 테이블에 모든 데이터를 넣는 것은 비효율적이다. 너무 무거워질 뿐 아니라, 의도적으로 분리해야 하는 경우도 많기 때문이다. 가령 위 예시의 경우에 Sheet 1은 개인정보를 담고 있고, Sheet 2는 (개인정보가 아닌) 등급과 구매액 정보만 있다. 개인정보는 분리해서 저장하거나 따로 관리해야 하는데 이럴 때 나중에 해당 데이터를 맵핑할 수 있는 Key를 염두에 두느냐 그렇지 않느냐는 큰 차이를 낳게 된다.

 

5. 잡다한 함수들과 매크로

 

엑셀에는 정말로 수 많은 함수들이 있지만 기억해야 할 것은 하나다. 

 

함수 자체가 아니라,

필요한 함수를 검색하는 방법을 익힌다.

 

네이버, 다음, 구글, 유투브에 믿을 수 없을 만큼 많은 설명들이 담겨 있다. 함수를 기억하는 대신, 필요한 함수가 있을 때 그 함수를 어떻게 검색하면 되는지의 방법들만 익히면 된다. 자주 쓰는 함수는 굳이 의식하지 않아도 자연스럽게 그냥 외워지고, 한 번 외워진 함수라도 잘 안쓰다 보면 또 금방 잊어버리게 되는데,

 

그냥 그렇게 두면 된다.

 

그리고, 매크로나 VBA의 경우 어지간히 특수 업종이 아닌 이상 대부분의 직장인에게는 필요가 없는 경우가 많다. 엑셀로 무엇을 하고 싶은지, 어떻게 raw data를 추출할 것인지, 피벗테이블과 V-lookup 정도를 확실하게 이해하고, 나머지 함수는 그냥 필요할 때 검색하는 것으로 많은 것이 해결된다.

 

6. 그래프

 

피벗테이블, V-lookup 외에 엑셀을 좀더 잘하고 싶다면 그래프는 좀더 고민할 필요가 있다. 숫자 자체로는 알기 어려운 것들이 그래프로는 굉장히 쉽게 설명이 되는 경우가 많기 때문이다. 여기에도 몇 가지 팁이 있다.

 

1) 막대그래프, 꺽은선 그래프만 잘 써도 90%는 해결된다

 

엑셀에는 또 수없이 많은 그래프가 있는데, 그냥 막대그래프와 꺽은선 그래프만 잘 써도 대부분 해결된다. 오히려 좀더 중요한 것들은,

 

- 언제 막대그래프를 쓰고, 언제 꺽은선 그래프를 쓸 것인가

- 누적 막대그래프의 경우 어떻게 데이터를 '쌓을' 것인가와 같은 것들이다.

 

2) 이중축 같은 것은 왠만해선 쓰지 않는다

 

이중축을 남발하는 사람들이 많다. 심지어 이중축을 해 놓고 각 축이 의미하는 것을 적어놓지도 않는다(뭐가 매출이고 뭐가 영업이익인지 물어보면 본인도 헷갈려한다). 이중축을 반드시 써야 할 경우가 있지만, 대부분의 경우 그냥 두 개의 그래프로 만들어 나란히 배치하는 것이 더 효과적이다. 

 

3) 스캐터 그래프를 잘 쓰면 인사이트를 얻는데 굉장히 도움이 된다

 

스캐터 그래프는 가로 세로 축이 있고, 각 좌표를 점으로 찍어주는 그래프다. 데이터의 패턴을 직관적으로 살펴보는데 굉장히 편하다. 전체적인 패턴을 스캐터 그래프로 살피고, 가로 세로 기준축의 범위를 바꾸어 특정 부분을 좀더 자세히 살펴보면 효과적이다. 

 

한 가지 추가적인 팁이 있다면, 각 점이 의미하는 라벨을 일일히 붙여넣느라 노가다를 하는 경우가 있는데 그럴 필요가 없다. 구글에서 검색해보면 엑셀 플러그인 중에 스캐터 좌표를 자동으로 그래프에 표시해주는 것들이 나온다(게다가 무료다). 오히려 문제는 너무 많은 좌표를 전부 다 자동으로 찍어줘서 문제인데, 이럴 때도 요령이 있는데 이 정도는 스스로 생각해 보자.

 

7. 호기심 많은 분들을 위한 알뜰신잡

 

1) IFERROR

 

예전엔 ISERROR 함수를 많이 썼는데 IFERROR가 나와서 더 편해졌다. 언제 쓰는가 하면, V-lookup 함수를 했을 때 참조하는 셀에 해당 키값이 없어 에러표시가 날 때다. IFERROR 함수를 쓰면 에러표시 대신 특정 값을 대신 넣어주게 되는데 일반적으로 '0'을 많이 넣는다. 왜 0을 넣을까?

 

Error가 뜨면 Sum이 안된다. 0을 대신 넣으면 Sum이 가능하기 때문이다.

 

2) 특정 셀의 값에 따라 해당 행 전체에 색깔 넣기

 

가령 각 행이 하나의 확인 필요사항이고, 열 중에 하나가 우선순위(1~5)라고 하자. 이 때 우선순위가 가장 높은(우선순위가 1인) 행만 색깔을 다르게 표시할 수 있다. 비슷한 용도로 우선순위말고 '진행중'과 '완료'를 구분하여 색깔을 넣을 수도 있다. 방법은 검색하면 널려 있으니 생략.

 

이것을 굳이 여기서 설명하는 이유는 하나다. 엑셀에 불필요하게 색상을 알록달록하게 넣지 말자. 굳이 넣고 싶다면 위에서 말한 서식으로 넣는 것이 훨씬 효율적이다.

 

3) 빈 칸을 채우기

 

마우스 끌어서 채우는 것을 의미하는 것이 아니다.

 

피벗 테이블을 통해서 정리된 내용을 값으로 붙여넣기를 해서 파일로 받게 되면 눈에 보기는 좋으나, 나중에 비어 있는 칸에 해당 내용을 채워야 하는 경우가 생긴다. 이 때 하나하나 셀을 끌어서 노가다로 채우지 말자. 찾아보면 비어있는 칸들을 한 번에 선택하여 그 위쪽에 마지막으로 들어간 값으로 채워넣는 옵션이 있다. 역시 자세한 설명은 생략.

 

4) 마우스로 여러 셀들을 선택해서 우측 아래에 Sum값 확인하기

 

이렇게 하지 말자.

 

게다가 이렇게 눈으로 본 숫자를 다른 시트에 붙여넣는 작업은 더더욱 하지 말자. 반드시 실수(Human Error)가 일어나고, 이거 찾기가 더 힘들다. 너무 꼼꼼해서 실수 안하는 사람이라면 더 문제다. 진짜 문제를 해결하지 못하게 하니까 말이다.

 

Sumif 같은 것을 쓸 필요도 없다. 피벗테이블을 쓰면 거의 다 해결된다.

 

5) Vlookup의 맨 끝 인자를 '1'로 설정하기

 

Vlookup의 마지막 인자를 '0'으로만 사용하는 사람들이 많다. 0이 의미하는 것은 Key값과 '정확히 일치할 때만 불러옴'의 의미이다. 그렇다면 1은 언제 사용할까?

 

대표적으로 범주에 있는 값을 라벨링할 때 사용한다.

 

가령, 점수를 매긴다고 치자. 0~60점은 F, 61~70은 D, 71~80은 C, 81~90은 B, 91~100은 A를 매겨야 한다면, 위에 해당되는 점수표를 테이블로 만들고 해당 점수값을 키값으로 Vlookup을 돌리되 끝 인자를 1로 하면 된다. 73은 C로, 92는 A와 같이 각 점수가 자동으로 등급화되서 들어간다. 두 번의 시험이 있어서 상하반기 평균이 83.5점이어도 상관없다. 그냥 B로 들어간다. 알아두면 의외로 쓸 용도가 많다.

 

6) 행이 겁나게 많다면 액세스를 배우자

 

행이 많아지면 노트북의 성능과 관계없이 엑셀이 사정없이 느려진다. 게다가 V-lookup은 이를 더욱 가중시킨다. 그런데 보통 이런 경우는 V-lookup이 문제가 아니고 애초에 너무 많은(불필요한) raw data를 가져왔기 때문인 경우가 많다.

 

액세스를 쓰면 몇 백만개의 행도 순식간에 처리가 된다.

 

따라서 다량의 raw data를 액세스에 넣고, 필요한 부분만 액세스에서 엑셀로 추출한 후, 액셀에서 분석 및 그래프로 만드는 작업을 하는 것이 효과적이다.

 

7) 소질이 있다면 SQL을 배우는 것이 좋다

 

데이터를 다룰 수 있다는 것은 생각 이상으로 직장인에게 큰 힘을 가져온다. SQL은 개발자가 아닌 직장인도 도전 가능한 영역이다. 물론 데이터 엔지니어 만큼 잘하지는 못하겠지만, 기본적인 문법과 Join 정도만 알아도 왠만한 직장생활에서 빛을 발한다.

 

쓰다보니 굉장히 길어졌는데, 

 

직장인에게 엑셀은 업무효율을 높여주는 요술봉이나 다름없다. 필요한 만큼은 꼭 마스터하자.